Estás a punto de iniciar un negocio con un nuevo cliente y te ha dicho que necesita que le entregues una factura proforma detallando las condiciones y el coste del producto o servicio en el que está interesado. Pero, no tienes ni idea de qué significa factura proforma, para qué sirve o qué datos debe incluir.
No te preocupes, porque en este artículo vamos a ayudarte a salir de dudas. Te explicamos qué es una factura proforma y respondemos las preguntas más frecuentes relacionadas con este documento.
¿Qué significa factura proforma y para qué se utiliza?
La factura proforma es un documento que recoge todos los detalles de una operación comercial antes de que el comprador concluya la transacción y efectúe el pago por el bien o el servicio que se ha especificado en dicha proforma.
El objetivo de la factura proforma es que el cliente tenga claro el coste y las condiciones de la compraventa antes de aceptar la operación y proceder a su abono. Se trata de un modelo muy utilizado en operaciones de comercio internacional cuando un producto debe transitar por aduanas. También es frecuente que se soliciten facturas proformas durante los procesos de tramitación de ayudas o subvenciones como justificante de futuras inversiones.
Una vez que la transacción que aparece reflejada en la factura proforma se completa, es el momento de emitir la factura real. Por lo tanto, debes tener claro que una factura comercial no es lo mismo que una factura proforma, ya que esta se emite con anterioridad.
Además, ten en cuenta que todos los datos que aparezcan en la factura proforma (condiciones, servicios, productos, precio…) deben ser reales y serán los que posteriormente aparezcan reflejados en la factura comercial.
Por último, es importante que sepas que una factura proforma no tiene validez fiscal ni contable. Por lo tanto, no se debe presentar ante la Agencia Tributaria cuando te dispongas a hacer la contabilidad y a entregar tus declaraciones.
Factura proforma y presupuesto ¿son lo mismo?
Una factura proforma y un presupuesto son documentos diferentes que se crean en función del estado en el que se encuentra un proceso de negociación. La factura proforma actúa como un borrador informativo para el comprador y aunque es cierto que se asemeja a un presupuesto, como hemos explicado, ambos documentos se crean en diferentes fases del ciclo de venta.
El presupuesto puede tener un carácter más informal y se propone en una etapa inicial cuando todavía la empresa debe tratar de convencer y persuadir al cliente de que es el negocio indicado para solventar sus necesidades. Así pues, en el presupuesto se expone una oferta comercial del vendedor que puede estar abierta a negociación.
En cambio, la factura proforma es una propuesta comercial pormenorizada con un matiz de mayor implicación y acuerdo por parte del cliente. Las facturas proformas se crean en una etapa más avanzada y estable del proceso de negociación, aunque no implican ningún compromiso definitivo por parte del comprador.
¿La factura proforma tiene IVA?
Sí, la factura proforma puede reflejar el IVA dado que contiene la misma información que una factura real, con la diferencia de que la proforma tiene una numeración diferente a la serie ordinaria y no es válida desde el punto de vista fiscal y contable. Tan solo sirve para que el cliente tenga clara toda la información al respecto de la futura transacción.
Por lo tanto, aunque crees una factura proforma que incluya el IVA no la debes declarar y Hacienda nunca te va a pedir que rindas cuentas al respecto de ese documento porque no tiene validez. Eso sí, tú como empresario debes respetar las condiciones que hayas expuesto en la proforma mientras dure el plazo establecido en el documento.
¿Qué datos debe contener la factura proforma?
En caso de que necesites emitir una factura proforma, estos son los datos que debe contener:
- Los términos “factura proforma” deben quedar claramente reflejados en el documento y visibles para el cliente con el objetivo de evitar cualquier tipo de confusión. Suelen incluirse en el encabezado de la factura.
- Datos tanto del cliente o comprador como del proveedor o vendedor: nombre, domicilio, identificación fiscal…
- Fecha de emisión de la factura proforma.
- Exposición detallada de toda la información y las condiciones relativas al producto o servicio (precio, tarifas adicionales, transporte, seguros, impuestos a aplicar…).
- Las facturas proformas no suelen ir numeradas, pero en caso de que así sea siempre debe ser una numeración diferente a la serie de facturas comerciales.
Ahora ya tienes claro qué es factura proforma y para qué sirve. Si ha llegado el momento de emitir tu primera factura proforma y temes no hacerlo bien, ponte en contacto con nuestra asesoría en Girona y te ayudaremos en el proceso. ¡Te esperamos!