¿Si facturo en Word o Excel, me afecta VERI*FACTU?
La llegada de VERI*FACTU (sistema de emisión de facturas verificables) cambia el panorama de la facturación en España. Muchos autónomos y pequeñas empresas siguen usando plantillas en Word o Excel para emitir sus facturas, pensando que con eso basta. Pero la nueva normativa cuestiona esa práctica: ¿seguirás pudiendo facturar así? ¿Cuándo dejará de ser legal?
En este artículo contamos cómo funciona VERI*FACTU, en qué casos aplica, qué dicen las preguntas frecuentes (FAQ’s) recientes de la AEAT así como las consultas vinculantes de la Dirección General de Tributos (DGT) sobre facturar con Excel o Word, y qué opciones tienes para adaptarte sin riesgos.
¿Qué es VERI*FACTU y qué exige la normativa?
VERI*FACTU es una modalidad regulada por el Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que establece los criterios técnicos y funcionales que deben cumplir los programas o sistemas que gestionan facturación.
Bajo VERI*FACTU, cada factura emitida genera automáticamente un registro verificable que cumple una serie de requisitos:
- Integridad, inalterabilidad, trazabilidad y encadenamiento de registros (mediante “hash” u otros mecanismos).
- Posibilidad técnica de remisión de esos registros a la AEAT (aunque no siempre obligatoria).
- Firma del registro y registro de eventos en el sistema.
- Incorporación en la factura de elementos gráficos como un código QR y la frase “VERI*FACTU” cuando se opta por la modalidad verificable.
La normativa permite también sistemas “no verificables”, es decir, sistemas que cumplan los requisitos de conservación, accesibilidad y control, pero sin remisión directa inmediata a la AEAT.
Además, la Agencia Tributaria ofrece una aplicación pública gratuita que permite emitir facturas cumpliendo las exigencias del reglamento para quienes no dispongan de un sistema propio.
Consultas vinculantes V2653‑24 y V0073-25: ¿y si facturo con Excel o Word?
Una de las dudas más frecuentes es si usar Excel o Word para emitir facturas te mantiene al margen de esta normativa. Las consultas vinculantes V2653‑24 y V0073-25 de la Dirección General de Tributos (DGT), entre otras, aportan algo de claridad sobre este asunto.
En la consulta V0073-25, la sociedad consultante emite facturas generadas con herramientas ofimáticas (procesador de textos, hoja de cálculo o base de datos) que luego se firman electrónicamente en formato PDF. Se plantea si este procedimiento cumple con las obligaciones establecidas en Reglamento Veri*Factu.
Y la DGT responde en resumen que:
- Si la entidad no utiliza ningún sistema informático y las facturas son manuscritas, el Reglamento Veri*Factu no le resulta aplicable.
- Si utiliza procesadores de texto, hojas de cálculo o bases de datos, estos pueden tener funcionalidades de procesamiento y conservación de datos, por lo que sí podrían considerarse sistemas informáticos de facturación según el artículo 1.2 del RD 1007/2023.
- En consecuencia, las facturas en PDF generadas por dichas herramientas podrían no cumplir por sí solas los requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad exigidos por Veri*Factu, salvo que se adapten o utilicen un sistema certificado conforme al Reglamento.
Por lo tanto, las facturas emitidas mediante procesadores de texto, hojas de cálculo o bases de datosno garantizan por sí mismas el cumplimiento del Real Decreto 1007/2023, al poder considerarse Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) sin las garantías técnicas exigidas (integridad, trazabilidad, inalterabilidad). Por eso, muchos expertos consideran que dejar de usar Excel o Word para facturar no es una opción, sino una necesidad práctica si quieres evitar sanciones.
¿Cuándo será obligatorio adaptarse y qué riesgo hay de sanciones?
El reglamento fija plazos para que las empresas y los autónomos adapten sus sistemas. Según la normativa aplicable:
- Para los proveedores de software el 29-07-2025.
- Para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades la obligatoriedad de cumplimiento pleno de VERI*FACTU entra en vigor el 1 de enero de 2026.
- Para el resto de contribuyentes (autónomos y otros obligados), la fecha de cumplimiento será el 1 de julio de 2026.
El incumplimiento de estos requisitos no es inocuo. Para usuarios o tenedores de sistemas no conformes: multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en que se haya utilizado o mantenido el sistema.
Por tanto, dado que la entrada en vigor del nuevo reglamento está próxima, es fundamental iniciar de inmediato la adaptación e implantación de un sistema plenamente conforme con VERI*FACTU, para asegurar el cumplimiento y evitar posibles contingencias sancionadoras.
¿Entonces, facturar en Excel o Word dejará de ser posible?
Según FAQ publicada en la página web de la AEAT:
El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:
- Introducir los datos de las facturas.
- Expedir e imprimir las facturas.
- Conservar la información de facturación.
Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.
Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.
Por lo tanto si se puede continuar facturando en Excel o en Word, siempre que los procesadores de texto y/o las hojas de cálculo no sean un Sistema Informático de Facturación.
Qué hacer para cumplir sin riesgos
Para asegurarte de estar preparado, esto es lo que sugerimos:
- Migrar a un software de facturación adaptado que cumpla con los requisitos del RRSIF/VERI*FACTU (encadenamiento de registros, firmas, QR, exportación de registros, etc.).
- Aprovechar la aplicación gratuita que ofrece la AEAT para usuarios que no tengan sistema propio, siempre que cumpla las funcionalidades mínimas exigidas.
- Comprobar que tu proveedor de software esté adaptado desde el 29 de julio de 2025, cuando solo podrán distribuirse programas homologados. Recuerda que deben facilitarte una declaración responsable
- Realizar pruebas antes de la fecha límite, verificando que los registros enviados a la AEAT (cuando corresponda) sean correctos, que se genere el QR y que los registros no puedan alterarse.
- Mantener respaldo y trazabilidad histórica, para enfrentar posibles controles o requerimientos por parte de Hacienda.
La nueva normativa VERI*FACTU redefine cómo debe facturarse en España. Si bien todavía hay margen temporal, las fechas límite se acercan, y no adaptarse implica riesgos reales. Convertir tu herramienta de facturación en un sistema certificado no es solo una obligación legal: también es una oportunidad de profesionalización, mejora de control y reducción de errores.
En Capellas, podemos ayudarte a analizar si tu sistema de facturación cumple con los requisitos, seleccionar el software adecuado y acompañarte en este importante cambio. No dejes que te pille el momento crítico: contáctanos y adelantémonos juntos al cambio.