La factura electrónica ha revolucionado la forma en que las empresas emiten y gestionan sus facturas. Con la automatización de procesos y la eliminación del papel, la factura electrónica ofrece beneficios como la reducción de costes, la eficiencia administrativa y la simplificación de trámites.
Pero es importante tener en cuenta las regulaciones fiscales y legales que rodean su uso, especialmente en lo que respecta al software de facturación.
Factura electrónica: concepto y beneficios
Se trata de una modalidad de facturación que se realiza de forma digital, utilizando un formato electrónico y cumpliendo con unos requisitos técnicos y legales que ya están establecidos por la normativa fiscal. Entre los beneficios que ofrece la factura electrónica se encuentran:
- Reducción de costes: la emisión de facturas electrónicas elimina la necesidad de imprimir, enviar por correo y archivar facturas en papel, lo que reduce los costes asociados a estos procesos.
- Simplificación de procesos: la automatización de la generación, envío y recepción de facturas electrónicas agiliza los procesos de facturación y simplifica la gestión administrativa.
- Mejora en la eficiencia: permite un seguimiento más preciso de las facturas emitidas y recibidas, lo que facilita la conciliación y el control de las operaciones comerciales.
- Ayuda al medioambiente: reduce el consumo de papel y energía, por lo que repercute favorablemente en todos.
Software de facturación: funciones y regulaciones
El software de facturación es una herramienta que facilita la emisión de facturas electrónicas y gestiona los procesos asociados a la facturación. Entre sus funciones principales están:
- Generación y envío de facturas. El software de facturación permite crear facturas electrónicas con todos los datos y requisitos legales necesarios, y enviarlas por correo electrónico o a través de plataformas de intercambio electrónico.
- Gestión de clientes y productos. Gracias a esta herramienta se puede llevar un registro de los clientes y productos y/o servicios ofrecidos por la empresa, lo que facilita la generación de facturas y la gestión de inventarios.
- Generación de reportes. También genera reportes y registros de las facturas emitidas y recibidas, lo que ayuda a llevar un control adecuado de las operaciones comerciales.
Sin embargo, es importante tener en cuenta las regulaciones legales que aplican al software de facturación, especialmente en relación a la ley antifraude y otras normativas fiscales. La ley antifraude establece restricciones y obligaciones específicas para los programas de facturación, con el objetivo de prevenir la evasión fiscal y el uso indebido de facturas falsas o alteradas.
Software de doble uso: ¿qué es y cómo afecta a la factura electrónica?
El software de doble uso se refiere a aquel que puede ser utilizado tanto para fines legales como ilegales, incluyendo actividades fraudulentas o evasión fiscal. El software de doble uso son unas herramientas digitales que permiten a los negocios llevar una contabilidad paralela. Desde hace ya años que la Agencia Tributaria persigue el uso de estos programas, por lo tanto utilizarlos puede tener consecuencias legales y fiscales negativas, como sanciones importantes que pueden suponer incluso la suspensión de la actividad comercial.
Es importante tener en cuenta que el uso de este software en la emisión de facturas electrónicas es ilegal y está estrictamente prohibido por la legislación fiscal. Por lo tanto, es fundamental que se utilice un software de facturación que cumpla con todas las regulaciones y requisitos legales establecidos por la normativa, para asegurarse de que se están emitiendo facturas electrónicas válidas y legales.
Cumplir con las regulaciones fiscales: ¿cómo hacerlo?
Estas son algunas recomendaciones para asegurarse de cumplir con las regulaciones fiscales en relación a la factura electrónica y el software homologado por la Administración:
- Utilizar software de facturación certificado: este tipo de software garantiza que las facturas electrónicas emitidas cumplan con todos los requisitos legales establecidos por la normativa fiscal.
- Actualizarse con la legislación fiscal vigente: la normativa fiscal en relación a la factura electrónica puede cambiar con el tiempo, por lo que es fundamental mantenerse actualizado. Esto incluye conocer las obligaciones, restricciones y requisitos establecidos por la ley antifraude u otras normativas fiscales, y asegurarse de que el software de facturación utilizado esté alineado con dichas regulaciones.
- Verificar la procedencia y confiabilidad del software: es importante adquirir software de facturación de proveedores confiables y reputados, que cuenten con las licencias y certificaciones correspondientes. Además, es fundamental verificar la procedencia del software y asegurarse de que no haya sido alterado o modificado de forma ilegal.
- Contar con asesoría fiscal profesional: esto puede ser de gran ayuda para asegurarse de cumplir con las regulaciones fiscales en relación a la factura electrónica y el software de doble uso. Un asesor fiscal puede brindar orientación especializada, asesoramiento legal y mantener actualizada a la empresa en cuanto a los cambios en la normativa fiscal.
Factura electrónica obligatoria en España
Con la Ley 18/2022 “Crea y crece” llegaron novedades en el modelo de facturación y con el nuevo reglamento de facturación electrónica, a punto de aprobarse, ésta, será obligatoria para todos los empresarios.
Una vez se apruebe el nuevo reglamento de facturación electrónica, éste se implementará en dos fases:
- Para las empresas que facturen más de ocho millones de euros anuales será obligatorio pasado un año de la aprobación de esa norma.
- Para el resto de empresas y autónomos, al cabo de dos años.
Lo más probable es que para las nuevas facturas electrónicas, se necesiten nuevos programas de facturación y por lo tanto debas invertir en nuevo software que deberá cumplir con la nueva normativa. Estos programas, para cumplir con la normativa, deberán llevar un registro de todo lo que se haga, ese registro no se podrá borrar y la Agencia Tributaria podrá comprobarlo siempre que quiera.
Recuerda que para la invertir en la digitalización de tu empresa puedes solicitar la subvención pública conocida como kit digital.