Como ya explicamos en nuestro artículo anterior sobre la facturación electrónica, esta nueva normativa supondrá un cambio significativo en la forma de operar de empresas y autónomos. Hoy queremos profundizar en los aspectos prácticos para ayudarte a prepararte adecuadamente.
Además de recordarte algunos de los términos que, a partir de ahora, vas a escuchar mucho más. Así, la transición será más sencilla y menos costosa.
¿Qué es la factura electrónica?
Empecemos por el principio y lo fundamental, entender qué es la factura electrónica. Que no es nada más que un documento digital que sustituye a la tradicional factura en papel. Contiene la misma información, pero en un formato electrónico que permite su procesamiento automático y su almacenamiento digital.
¿Cuándo será obligatoria?
La nueva normativa establece la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos. Esta medida se implementará de forma escalonada:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: tendrán 1 año desde la entrada en vigor del reglamento de la factura electrónica para aplicar la factura electrónica obligatoria. Se prevé que esto sea a finales de 2025 o principios de 2026.
- Empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones de euros: dispondrán de 2 años después de la entrada del reglamento específico, lo que podría ser a finales de 2026 o principios de 2027.
- Autónomos, persona física: tendrán un año adicional (3 años en total) para adaptarse completamente y comenzar a informar sobre el estado de sus facturas.
Beneficios de la factura electrónica
Aunque te hemos remitido al artículo donde los explicamos más, te recordamos que la implementación de la factura electrónica trae consigo numerosas ventajas:
- Ahorro de costes en papel, impresión y almacenamiento.
- Reducción de errores y fraudes.
- Agilización de los procesos administrativos.
- Mejora en la gestión y control financiero.
- Contribución a la sostenibilidad
Cómo prepararse para el cambio
Esta parte es una de las que más suelen angustiar, porque cualquier cambio nos genera fricción en un inicio. Pero te damos unas pautas sencillas de seguir para que esto no sea un obstáculo a la hora de implantar la factura electrónica en tu negocio.
Evaluación de tu sistema actual de facturación
El primer paso es realizar una evaluación exhaustiva de tu sistema de facturación actual. Determina si el software que utilizas es compatible con los nuevos requisitos legales y si permite la emisión de facturas electrónicas.
Revisa cómo se gestionan actualmente las facturas en papel y qué procesos se pueden optimizar para facilitar la transición a un sistema digital.
Elección del software adecuado
Si necesitas un nuevo sistema, elige un software que se adapte a las necesidades específicas de tu negocio.Considera factores como la facilidad de uso, la capacidad de integración con tus sistemas existentes y el cumplimiento de los requisitos legales.
Evalúa el soporte técnico que ofrece el proveedor y compara precios para encontrar la opción más adecuada.
Formación del personal
Planifica una formación adecuada para tu equipo. Organiza sesiones que aborden no solo cómo utilizar el nuevo software, sino también los beneficios de la facturación electrónica y cómo afectará a las tareas diarias.
Considera contar con expertos externos para una formación más completa.
Adaptación de procesos internos
Revisa cómo se emiten y reciben las facturas, así como cómo se registran en contabilidad. Establece protocolos claros sobre cómo manejar situaciones específicas, como errores en las facturas o problemas técnicos con el software.
Comunicación con clientes y proveedores
Mantén una comunicación fluida con tus clientes y proveedores sobre la transición. Informa con antelación sobre tu adopción del nuevo sistema y asegúrate de que estén preparados para recibir y enviar facturas electrónicas.
Periodo de prueba
Realiza un periodo de prueba exhaustivo antes de la implementación oficial. Verifica que todas las funciones del software operen correctamente y que las facturas electrónicas se emitan y reciban sin problemas.
Cumplimiento legal y seguridad
Asegúrate de que tu nuevo sistema cumple con todos los requisitos legales establecidos por la normativa sobre facturación electrónica. Implementa medidas adicionales para garantizar la seguridad en el manejo de datos sensibles.
Sanciones por incumplimiento
Es importante destacar que el incumplimiento de esta normativa puede acarrear sanciones. Aunque aún no se han detallado, se espera que sean similares a las aplicadas en otros países europeos que ya han implementado este sistema.
En Capellas Asesores estamos aquí para ayudarte en cada paso del proceso hacia la implementación exitosa de la factura electrónica. Ofrecemos asesoramiento personalizado para garantizar que esta transición sea lo más fluida posible.
Recuerda, aunque el cambio puede parecer desafiante, la facturación electrónica ofrece numerosas ventajas a largo plazo. Con una preparación adecuada, tu empresa puede beneficiarse enormemente en términos de eficiencia y control financiero.
¿Necesitas más información o ayuda con la implementación? No dudes en contactarnos; en Capellas Asesores estamos comprometidos con tu éxito en esta transformación digital.