Ya es una realidad la obligatoriedad de implementar un canal de denuncias en las empresas que tengan más de 50 trabajadores. Los países miembros de la UE debían adaptarse a la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019 en la que se instaba a poner en marcha normativas en los países que garantizaran la prevención de delitos internos en la empresa y la protección a los denunciantes. En el caso de España, la normativa de aplicación será la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
La ley de protección del denunciante entró en vigor el 13 de marzo de 2023, por lo que es de obligado cumplimiento por parte de las empresas de más de 50 trabajadores. Esta norma establece normas para que las personas puedan denunciar prácticas delictivas de manera segura y garantizando que se protege su identidad.
¿Qué es el canal de denuncias obligatorio?
El canal de denuncias obligatorio es un mecanismo interno que las empresas deben implementar para que los empleados y terceros puedan denunciar posibles irregularidades, como acoso, discriminación, corrupción, fraude, entre otros, de manera confidencial y segura.
Este mecanismo puede ser una línea telefónica, una dirección de correo electrónico, un formulario en línea o cualquier otra herramienta que permita la presentación de denuncias de manera confidencial.
Para la gestión de este canal de denuncias, la empresa debe designar una figura de Delegado de Protección de Datos, que será quien trate la información ya que es confidencial y su filtración puede poner en riesgo tanto al denunciante como al denunciado.
Características que debe tener
Para establecer un canal de denuncias efectivo, se deben cumplir las siguientes condiciones:
- Garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante y las personas involucradas, asegurando que sólo aquellos autorizados tengan acceso a la información.
- Permitir la transmisión fácil y rápida de información sobre las infracciones cometidas, tanto por escrito como verbalmente.
- Asignar un gestor de denuncias responsable del seguimiento y establecer un procedimiento para gestionar la información recibida.
- Almacenar las denuncias por un tiempo determinado, protegiendo al informante durante al menos dos años según la ley.
- Proporcionar un comprobante al denunciante y garantizar su protección dentro de la empresa.
- Integrar los distintos canales de información en la entidad y establecer una política de defensa del informante en línea con los principios del sistema interno de información.
- Mantener el sistema de información independiente y diferenciado de otros sistemas internos.
Para qué sirve el canal de denuncias
- Fomenta la transparencia y la ética en el funcionamiento de la empresa.
- Permite la detección temprana de posibles irregularidades, lo que puede evitar problemas mayores en el futuro.
- Promueve una cultura de prevención y de respeto hacia los derechos humanos y laborales.
- Fortalece la confianza de los empleados y terceros en la empresa, al demostrar que se toman en serio las posibles irregularidades.
¿Cómo implementar un canal de denuncias obligatorio en la empresa?
Para implementar un canal de denuncias obligatorio en la empresa, se pueden seguir los siguientes pasos:
- Identificar las posibles irregularidades que se pueden denunciar a través del canal.
- Definir la herramienta o herramientas que se utilizarán para recibir las denuncias.
- Establecer los protocolos claros para el manejo de las denuncias recibidas.
- Preparar a los empleados sobre la importancia del canal de denuncias obligatorio y sobre cómo utilizarlo correctamente.
- Promocionar el canal de denuncias obligatorio entre los empleados y terceros.
Plazos para poner en marcha el canal de denuncias
Las empresas tienen los siguientes plazos para implementar el canal de denuncias obligatorio:
- Hasta el 13 de junio de 2023. Empresas con 250 o más trabajadores, tendrán 3 meses para hacerlo desde el momento en que la ley de protección del denunciante entre en vigor.
- Hasta el 1 de diciembre de 2023. De 50 a 249 trabajadores. También municipios con menos de 10.000 habitantes.
Las sanciones oscilan entre los 1.001 y 300.000 euros en el caso de las personas físicas, si la infracción va de leve a muy grave y entre 100.000 y el millón de euros si las que cometen una infracción son personas jurídicas.