Toda sociedad mercantil debe hacer frente a la obligación de presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantildentro del mes siguiente a la fecha de aprobación de éstas por parte de la Junta General. Si el ejercicio económico coincide con el año natural, la fecha tope para su formulación es el 31 de marzo, el de su aprobación el 30 de junio y para su presentación en el Registro Mercantil el 30 de julio de cada año.
En las cuentas se muestra la situación financiera de una sociedad referida al último ejercicio que se ha cerrado (comparado con el ejercicio anterior) y, si bien el periodo reflejado no tiene por qué coincidir con el año natural, suele ser así porque la mayoría de las empresas realizan su cierre contable a 31 de diciembre.
En este artículo te ofrecemos un resumen de las cuestiones clave que debes saber sobre la aprobación de las cuentas anuales, qué son, quienes tienen la obligación de presentarlas y cuáles son los modelos normalizados para su depósito.
¿Qué son las cuentas anuales?
Las cuentas anuales recogen toda la información económica de la empresa correspondiente a un ejercicio y están formadas por cinco tipos de documentos, que repasamos a continuación.
1. Balance de situación
El Balance de Situación refleja la imagen fiel de la situación económica y financiera de una empresa en un momento determinado. Es el resumen de:
- Todos los derechos y posesiones de la empresa: Activo
- Todas las deudas y obligaciones que presenta la empresa: Pasivo
- Los fondos propios, tales como el capital social o las reservas: Patrimonio Neto
2. Cuenta de pérdidas y ganancias
La Cuenta de Pérdidas y Ganancias o Cuenta de Resultados, resume todos los ingresos y gastos de la empresa durante el ejercicio contable.
La diferencia entre los ingresos y los gastos constituye el resultado de explotación, y serán los beneficios o las pérdidas que presente la empresa.
3. Estado de los cambios del patrimonio neto
El estado de los cambios del patrimonio neto ofrece información sobre las operaciones que afectan a los fondos propios.
Estos cambios pueden ser debidos al propio resultado económico del ejercicio, a operaciones imputadas directamente al Patrimonio Neto, a operaciones de ampliación de capital o a reparto de dividendos.
4. Estado de flujos de efectivo
El estado de flujos de efectivo refleja todos los cobros y pagos realizados por la empresa en ese año. Este documento aporta información tanto del origen del efectivo como del destino que se le ha dado.
5. Memoria
El Plan General de Contabilidad hace referencia a la Memoria como el documento que amplía la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales tanto a modo de texto explicativo como de datos que complementan la información recogida en los documentos anteriores.
¿Quién está obligado a presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil?
Todas las sociedades mercantiles están obligadas a elaborar y presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil de cada provincia.
Esta obligación abarca tanto a las Sociedades Anónimas como a las Sociedades Limitadas, y todas aquellas empresas que por ley deban hacer públicas sus cuentas anuales.
La Ley de Sociedades de Capital establece que serán los administradores de la sociedad los que deberán formular las cuentas anuales en un plazo máximo de 3 meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio.
Una vez formuladas las cuentas se deberá convocar Junta General Ordinaria de Accionistas donde se aprobarán, se evaluará la gestión del Órgano de Administración y se decidirá el destino del resultado económico del ejercicio. El plazo para convocar la Junta es durante los 6 meses siguientes al cierre de cada ejercicio.
Dentro del mes siguiente a la fecha de celebración de la Junta General, los administradores de la sociedad depositarán las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
La Ley contempla, además, una serie de restricciones a la gestión y penalizaciones económicas para el caso de que se incumpla con la obligación de su presentación como, por ejemplo:
- Las empresas no podrán nombrar administradores ni otorgar poderes.
- No se facilitará a terceros información sobre la situación financiera de la sociedad.
- Se contemplan sanciones que pueden oscilar desde 1.200 € a 60.000 € en función del volumen de facturación de la sociedad.
Modelos normalizados que se deben utilizar para depositar las cuentas anuales
En función del tamaño de la empresa, es decir, según el número de trabajadores , la cifra de negocio, y el total de su activo, las empresas presentarán un modelo de cuentas anuales u otro.
El Ministerio de Justicia pone a disposición de sociedades, empresarios y demás entidades los modelos vigentes de depósito de cuentas anuales, que son los siguientes.
Modelo normal
En el modelo normal, se deben incluir los cinco documentos que componen las cuentas anuales de la sociedad: el Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, el Estado de Flujos de Efectivo y la Memoria y están obligadas a su presentación todas las sociedades a excepción de las que puedan presentar cuentas anuales abreviadas o las que puedan acogerse al Plan General de Contabilidad de PYMEs.
Modelo abreviado
Como su nombre indica, la principal diferencia con el anterior modelo es su simplicidad, no hay tanta información. Los documentos que deben presentarse en éste son únicamente el Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, la Memoria y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Abreviado.
Y pueden presentarlo aquellas empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:
– Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio sea inferior o igual a 50
– Que el total de las partidas de activo sea inferior o igual a 4.000.000€
– Que el importe neto de su cifra anual de negocios sea inferior o igual a 8.000.000€
En cuanto a la cuenta de pérdidas y ganancias, podrán presentarla en su formato abreviado cuando, durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio sea inferior a 250.
- Que el total de las partidas de activo sea inferior o igual a 11.400.000€
- Que el importe neto de su cifra anual de negocios sea inferior o igual a 22.800.000€.
Modelo para Pymes
Los empresarios que han optado por la aplicación del PGC PYMEs, pueden formular las cuentas anuales utilizando este modelo. Los documentos que deben presentarse son el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, así como la memoria. En cambio, en este modelo, no hay obligación de cumplimentar el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.
Pueden utilizar el PGC de PYMEs los empresarios tanto individuales como societarios que durante dos ejercicios consecutivos no superen un mínimo de dos de las tres magnitudes siguientes:
– Número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio < o = 50
– Total de las partidas de activo < o = 4.000.000€
– Importe neto de su cifra anual de negocios < o = 8.000.000€
Próximas novedades en los modelos
El pasado 7 de mayo de 2021, la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública abrió el trámite de audiencia para introducir una serie de modificaciones sobre las órdenes de 2017 dónde se aprobaban los modelos para la presentación de las cuentas.
Los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos recogen básicamente cuatro novedades:
- Utilización de un formato electrónico único para la presentación de los informes financieros anuales a partir del 1 de enero de 2020, adaptándose así a las Directivas Europeas.
- Para las empresas que presenten informe de auditoría se incluirá la fecha de este informe en la instancia de presentación de los modelos de depósito de las cuentas.
- La información no financiera de la empresa deberá ser presentada como punto separado del orden del día para su aprobación en la Junta General de Accionistas.
- Se ha introducido en el modelo de presentación la Hoja de Declaración COVID 19 para recoger la repercusión del estado de alarma en las empresas.
Recuerda que, tanto para el día a día de tu empresa como para la presentación de las cuentas anuales en el Registro, es importante contar con ayuda especializada. Contacta con nosotros para informarte de las últimas novedades.