Una comida durante un viaje de trabajo, la factura de internet de casa, un ordenador nuevo, el coche que también utilizas para visitar clientes…, son gastos habituales en el día a día de muchos autónomos y empresas. La duda aparece después, ¿puedo deducirlos?
La respuesta no depende únicamente de haber pagado el gasto o de disponer de una factura. Para que un gasto pueda tener la consideración de fiscalmente deducible deben cumplirse una serie de requisitos y, además, hay que distinguir entre su tratamiento en IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades y la posibilidad de deducir el IVA soportado. Un gasto puede tener un tratamiento diferente en uno y otro impuesto.
Buena parte de los problemas no está, por tanto, en el gasto en sí, sino en cómo se ha documentado, registrado o relacionado con la actividad. Repasamos diez errores frecuentes que merece la pena conocer antes de incluir un gasto en la contabilidad o en una declaración.
1. Pensar que un gasto es profesional porque se ha pagado desde la cuenta de la empresa
Pagar algo con la tarjeta del negocio no convierte automáticamente ese desembolso en un gasto deducible, lo relevante es su relación con la actividad y con la obtención de ingresos. La AEAT señala expresamente que los gastos deben estar vinculados a la actividad económica desarrollada.
Esta diferencia parece evidente sobre el papel, pero en la práctica puede generar dudas con compras que se encuentran en la frontera entre lo profesional y lo personal: ropa de uso ordinario, dispositivos que también se utilizan de manera privada, determinadas suscripciones o compras domésticas pagadas desde la cuenta profesional.
La pregunta que conviene hacerse es otra: ¿podríamos acreditar la relación de este gasto con la actividad si Hacienda nos pidiera explicaciones?
2. Confundir haber pagado con poder justificar el gasto
Un movimiento en la cuenta bancaria acredita que se ha producido un pago, pero eso no significa necesariamente que sea suficiente para justificar su deducibilidad.
Cuando se trata de operaciones realizadas por empresarios o profesionales, la factura es el medio prioritario de justificación. Y una factura completa debe contener, entre otros elementos, número y serie cuando corresponda, fecha, identificación de emisor y destinatario, descripción de la operación, tipo impositivo y cuota repercutida.
Por eso conviene diferenciar tres cuestiones: haber pagado, poder demostrar qué se ha comprado y poder acreditar que esa compra está relacionada con la actividad. No siempre son lo mismo.
Tampoco sería correcto afirmar que un ticket o factura simplificada nunca tiene validez. La normativa contempla las facturas simplificadas y establece sus requisitos, pero para determinadas deducciones puede ser necesario solicitar que incorporen información adicional, como el NIF y domicilio del destinatario y la cuota tributaria separada.
3. Tener la factura, pero olvidarse de registrar el gasto
La carpeta llena de facturas tampoco basta y esto es algo habitual. La AEAT incluye entre los requisitos de deducibilidad que el gasto esté registrado en la contabilidad o en los libros-registro que corresponda.
Aquí pueden aparecer errores bastante cotidianos como facturas que se guardaron pero nunca llegaron a contabilizarse, gastos registrados dos veces, importes mal introducidos o documentos que se incorporan cuando ya no corresponde.
Para los autónomos esto implica mantener correctamente los libros exigidos según su actividad y régimen. En una sociedad, además, habrá que atender a su contabilidad mercantil y a los ajustes necesarios para determinar la base imponible del Impuesto sobre Sociedades.
4. Aplicar el 30% directamente a los suministros de casa
Es probablemente uno de los errores más fáciles de cometer al trabajar desde casa. Para un autónomo en estimación directa que tenga parcialmente afecta su vivienda habitual a la actividad, la regla del 30% para suministros no significa deducirse directamente el 30% de la factura de luz, agua, gas, telefonía o internet.
Primero hay que determinar qué proporción de la vivienda está destinada a la actividad y, sobre ese porcentaje, aplicar el 30%, salvo que se pueda probar un porcentaje diferente.
Pensemos, por ejemplo, en una vivienda de 100 m² en la que se destinan 20 m² al despacho. Si la factura de electricidad es de 120 euros, la superficie afecta representa el 20% y la aplicación ordinaria sería:
120 € × 20% × 30% = 7,20 €
Es decir, en este ejemplo no hablaríamos de 36 euros (el 30 % de la factura), sino de 7,20 euros.
Además, esta regla concreta se refiere a suministros, por lo que no debe trasladarse automáticamente a otros gastos relacionados con la vivienda, cuyo tratamiento puede ser diferente.
5. Dar por hecho que el coche “se desgrava al 50%”
Aquí hay que hacer una distinción especialmente importante para entenderlo bien y no tener problemas: una cosa es el IVA y otra la deducibilidad del propio gasto en IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades.
En IVA, cuando un turismo se utiliza tanto para la actividad como para fines particulares, existe una presunción legal de afectación del 50%. Si se pretende deducir un porcentaje superior, corresponde al contribuyente acreditar un grado de utilización profesional mayor. Existen determinados vehículos para los que la normativa presume una afectación del 100%, como los destinados al transporte de mercancías, transporte de viajeros, enseñanza de conductores, determinados usos de representantes o agentes comerciales y servicios de vigilancia.
El error está en convertir ese 50% en una regla universal para cualquier impuesto y cualquier vehículo. El tratamiento del IVA no debe trasladarse sin más al IRPF o al Impuesto sobre Sociedades.
6. Considerar cualquier comida de trabajo como gasto deducible
“Estaba trabajando y comí fuera” tampoco es suficiente, aunque esto se da muchas veces y no siempre se entiende que 0no es tan sencillo como esto.
En el caso de los gastos de manutención del propio autónomo en estimación directa, la AEAT establece varias condiciones: deben producirse durante el desarrollo de la actividad, realizarse en establecimientos de restauración y hostelería y abonarse mediante un medio electrónico. Además, existen límites máximos y en España son:
- 26,67 euros al día, con carácter general cuando no se pernocta en municipio distinto.
- 53,34 euros al día cuando existe pernoctación en municipio distinto.
Por su parte, en el extranjero los límites ascienden a 48,08 y 91,35 euros diarios, respectivamente.
Hay otro detalle fácil de pasar por alto y es que, para estos gastos de manutención del autónomo, el pago debe realizarse por medios electrónicos. Pagar la comida en efectivo impide cumplir ese requisito concreto.
7. Incluir multas, sanciones y determinados recargos como un gasto más
Una sanción puede suponer un coste para el negocio, pero eso no significa que fiscalmente pueda reducir su resultado.
La normativa excluye expresamente de los gastos fiscalmente deducibles las multas y sanciones penales y administrativas, así como el recargo de apremio y el recargo por presentación fuera de plazo sin requerimiento previo.
Por tanto, una sanción de tráfico o administrativa no se convierte en deducible simplemente porque se haya producido mientras se desarrollaba la actividad.
Conviene, eso sí, no meter en el mismo grupo cualquier interés o coste financiero. Su tratamiento fiscal tiene sus propias reglas y debe analizarse por separado.
8. Pensar que cualquier regalo o invitación puede anotarse como “gasto comercial”
Con los regalos a clientes, comidas de empresa, atenciones comerciales o acciones promocionales, el contexto importa mucho.
Los donativos y liberalidades figuran entre los gastos no deducibles, pero la normativa establece excepciones, entre ellas determinadas atenciones a clientes o proveedores, gastos realizados conforme a los usos y costumbres con el personal, acciones de promoción y gastos correlacionados con los ingresos. En el caso de las atenciones a clientes y proveedores, existe un límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo.
Más que fijarse en el nombre que hemos dado al gasto en la contabilidad, habrá que poder responder a cuestiones como quién fue el destinatario, qué finalidad tenía, qué documentación existe y cuál es su relación con la actividad.
9. Deducir el gasto cuando se paga, aunque corresponda a otro ejercicio
Diciembre y enero son meses especialmente propicios para este error porque que una factura se pague en enero no significa necesariamente que el gasto corresponda al nuevo ejercicio.
Con carácter general entra en juego el principio de devengo; es decir, los gastos deben imputarse al período al que económicamente corresponden, con las excepciones y reglas particulares previstas en la normativa.
Pensemos en un servicio prestado en diciembre que se factura en enero, un seguro anual o una suscripción que cubre varios períodos. La fecha del movimiento bancario no debería ser el único criterio utilizado para decidir cuándo corresponde fiscalmente ese gasto.
10. Deducir de una vez una compra que en realidad es una inversión
Comprar un ordenador de 2.000 euros y pagar esos 2.000 euros no implica necesariamente poder llevar todo el importe a gasto en ese ejercicio. Esto pasa así porque determinados bienes están destinados a permanecer en el negocio durante varios años, como los ordenadores, maquinaria, mobiliario o determinados equipos que pueden formar parte del inmovilizado y su coste debe recuperarse fiscalmente mediante la amortización, de acuerdo con las reglas que correspondan.
La AEAT considera gasto deducible las cantidades contabilizadas en concepto de amortización que respondan a la depreciación efectiva del inmovilizado material, intangible y de las inversiones inmobiliarias. Existen diferentes métodos para determinar esa depreciación, entre ellos la aplicación de los coeficientes de amortización previstos legalmente.
Antes de contabilizar una compra relevante como gasto corriente conviene comprobar qué hemos adquirido, cuándo se ha puesto en funcionamiento y si debe tratarse como un activo amortizable.
La factura es importante, pero no responde por sí sola a la pregunta
Si algo tienen en común estos diez errores es que la deducibilidad no depende de una única condición. Tener factura es importante, pero no convierte automáticamente cualquier compra en deducible; haber utilizado algo para trabajar tampoco implica que pueda deducirse al 100%, y contabilizar un gasto no corrige una falta de vinculación con la actividad.
Además, hay que separar dos preguntas que a menudo se mezclan: si un gasto puede reducir el rendimiento en IRPF o la base imponible del Impuesto sobre Sociedades y si el IVA soportado puede deducirse. Las reglas no son idénticas.
Cuando existe un uso mixto, una operación poco habitual o dudas sobre cómo justificar un determinado desembolso, revisarlo antes de incluirlo en una declaración suele ser mucho más sencillo que tratar de explicarlo después en una comprobación.
Gestionar correctamente los gastos deducibles permite aprovechar las posibilidades que ofrece la normativa sin asumir riesgos innecesarios. Y, como hemos visto, muchas veces el problema está en detalles aparentemente pequeños: una factura que falta, un gasto registrado en el ejercicio equivocado o un porcentaje aplicado automáticamente sin comprobar si realmente corresponde.
En Capellas podemos revisar la situación fiscal y contable de tu empresa o actividad profesional, resolver las dudas sobre gastos concretos y ayudarte a aplicar correctamente las reglas de deducibilidad. Contacta con nuestro equipo y estudiaremos tu caso de forma individual.