Estàs a punt d'iniciar un negoci amb un nou client i t'ha dit que necessita que li lliuris una factura proforma detallant les condicions i el cost del producte o servei en què està interessat. Però, no tens ni idea de què vol dir factura proforma, per a que serveix o quines dades ha d'incloure.
No et preocupis, perquè en aquest article t’ajudem a resoldre els teus dubtes. T'expliquem què és una factura proforma i responem les preguntes més freqüents relacionades amb aquest document.
Què significa factura proforma i per a què s'utilitza?
La factura proforma és un document que recull tots els detalls d'una operació comercial abans que el comprador finalitzi la transacció i efectuï el pagament pel bé o el servei que s'ha especificat en aquesta proforma.
L'objectiu de la factura proforma és que el client tingui clar el cost i les condicions de la compravenda abans d'acceptar l'operació i procedir al seu abonament. Es tracta d'un model molt utilitzat en operacions de comerç internacional quan un producte ha de transitar per duanes. També és freqüent que se sol·licitin factures proforma durant els processos de tramitació d' ajudes o subvencions com a justificant de futures inversions.
Una vegada que la transacció que apareix reflectida en la factura proforma es completa, és el moment d'emetre la factura real. Per tant, heu de tenir clar que una factura comercial no és el mateix que una factura proforma, ja que aquesta s'emet amb anterioritat.
A més, tingues en compte que tots els dades que apareguin en la factura proforma (condicions, serveis, productes, preu ...) han de ser reals i seran els que posteriorment apareguin reflectits a la factura comercial.
Finalment, és important que sàpigues que una factura proforma no té validesa fiscal ni comptable. Per tant, no s'ha de presentar davant l' Agència Tributària quan vagis a fer la comptabilitat i a presentar les teves declaracions.
Factura proforma i pressupost ¿són el mateix?
Una factura proforma i un pressupost són documents diferents que es creen en funció de l'estat en què es troba un procés de negociació. La factura proforma actua com un esborrany informatiu per al comprador i encara que és cert que s'assembla a un pressupost, com hem explicat, tots dos documents es creen en diferents fases del cicle de venda.
El pressupost pot tenir un caràcter més informal i es proposa en una etapa inicial quan encara l'empresa ha de tractar de convèncer i persuadir al client que és el negoci indicat per solucionar les seves necessitats. Així doncs, en el pressupost s'exposa una oferta comercial del venedor que pot estar oberta a negociació.
En canvi, la factura proforma és una proposta comercial detallada amb un matís de major implicació i acord per part de client. Les factures proforma es creen en una etapa més avançada i estable de el procés de negociació, encara que no impliquen cap compromís definitiu per part del comprador.
La factura proforma té IVA?
Sí, la factura proforma pot reflectir l'IVA atès que conté la mateixa informació que una factura real, amb la diferència que la proforma té una numeració diferent a la sèrie ordinària i no és vàlida des del punt de vista fiscal i comptable. Només serveix perquè el client tingui clara tota la informació al respecte de la futura transacció.
Per tant, encara que emetis una factura proforma que inclogui l'IVA no l’has de declarar i Hisenda mai et va a demanar que rendeixis comptes al respecte d'aquest document perquè no té validesa. Això sí, tu com a empresari has de respectar les condicions que hagis exposat en la proforma mentre duri el termini establert en el document.
Quines dades ha de contenir la factura proforma?
En cas que necessitis emetre una factura proforma, aquestes són les dades que hi ha d’haver:
- Els termes "factura proforma" han de quedar clarament reflectits en el document i visibles per al client amb l'objectiu d'evitar qualsevol tipus de confusió. Solen incloure’s a la capçalera de la factura.
- Dades tant del client o comprador com del proveïdor o venedor: nom, domicili, identificació fiscal ...
- Data d'emissió de la factura proforma.
- Exposició detallada de tota la informació i les condicions relatives al producte o servei (preu, tarifes addicionals, transport, assegurances, impostos a aplicar ...).
- Les factures proforma no solen anar numerades, però en cas que així fós sempre ha de ser una numeració diferent a la sèrie de factures comercials.
Ara ja tens clar que és factura proforma i per a que serveix. Si ha arribat el moment d'emetre la teva primera factura proforma i dubtes en fer-ho bé, posa't en contacte amb la nostra assessoria a Girona i t'ajudarem en el procés. T'esperem!