La factura electrònica ha revolucionat la manera com les empreses emeten i gestionen les seves factures. Amb l'automatització de processos i l'eliminació del paper, la factura electrònica ofereix beneficis com ara la reducció de costos, l'eficiència administrativa i la simplificació de tràmits

Però és important tenir en compte les regulacions fiscals i legals que envolten el seu ús, especialment pel que fa al software de facturació

 

Factura electrònica: concepte i beneficis

Es tracta d'una modalitat de facturació que es fa de forma digital, utilitzant un format electrònic i complint uns requisits tècnics i legals que ja estan establerts per la normativa fiscal. Entre els beneficis que ofereix la factura electrònica hi ha:

  • Reducció de costos: l'emissió de factures electròniques elimina la necessitat d'imprimir, enviar per correu i arxivar factures en paper, cosa que redueix els costos associats a aquests processos.
  • Simplificació de processos: l'automatització de la generació, l'enviament i la recepció de factures electròniques agilitza els processos de facturació i simplifica la gestió administrativa.
  • Millora en l'eficiència: permet un seguiment més precís de les factures emeses i rebudes, cosa que facilita la conciliació i el control de les operacions comercials.
  • Ajuda al medi ambient: redueix el consum de paper i energia, per la qual cosa repercuteix favorablement a tothom.

 

Programari de facturació: funcions i regulacions

El software de facturació és una eina que facilita l’emissió de factures electròniques i gestiona els processos associats a la facturació. Entre les seves funcions principals hi ha:

  • Generació i enviament de factures. El software de facturació permet crear factures electròniques amb totes les dades i els requisits legals necessaris, i enviar-les per correu electrònic o a través de plataformes d'intercanvi electrònic.
  • Gestió de clients i productes. Gràcies a aquesta eina es pot portar un registre dels clients i productes i/o serveis oferts per l'empresa, cosa que facilita la generació de factures i la gestió d'inventaris.
  • Generació de reports. També genera reports i registres de les factures emeses i rebudes, cosa que ajuda a portar un control adequat de les operacions comercials.

Tot i això, és important tenir en compte les regulacions legals que apliquen al sotware de facturació, especialment en relació a la llei antifrau i altres normatives fiscals. La llei antifrau estableix restriccions i obligacions específiques per als programes de facturació, per prevenir l'evasió fiscal i l'ús indegut de factures falses o alterades.

 

Programari de doble ús: què és i com afecta la factura electrònica?

El software de doble ús es refereix a aquell que pot ser utilitzat tant per a fins legals com a il·legals, incloent activitats fraudulentes o evasió fiscal. El software de doble ús són unes eines digitals que permeten als negocis portar una comptabilitat paral·lela. Des de fa anys que l'Agència Tributària persegueix l'ús d'aquests programes, per tant utilitzar-los pot tenir conseqüències legals i fiscals negatives, com ara sancions importants que fins i tot poden suposar la suspensió de l'activitat comercial.

És important tenir en compte que l'ús d'aquest software per a l'emissió de factures electròniques és il·legal i està estrictament prohibit per la legislació fiscal. Per tant, és fonamental que s'utilitzi un software de facturació que compleixi totes les regulacions i requisits legals establerts per la normativa, per assegurar-se que s'estan emetent factures electròniques vàlides i legals.

 

Complir les regulacions fiscals: com fer-ho?

Aquestes són algunes recomanacions per assegurar-se de complir les regulacions fiscals en relació amb la factura electrònica i el software homologat per l'Administració:

  1. Utilitzar programari de facturació certificat: aquest tipus de software garanteix que les factures electròniques emeses compleixin tots els requisits legals establerts per la normativa fiscal.
  2. Actualitzar-se amb la legislació fiscal vigent: XNUMX. : la normativa fiscal en relació amb la factura electrònica pot canviar amb el temps, per la qual cosa és fonamental mantenir-se actualitzat. Això inclou conèixer les obligacions, restriccions i requisits establerts per la llei antifrau o altres normatives fiscals, i assegurar-se que el software de facturació utilitzat estigui alineat amb aquestes regulacions.
  3. XNUMX. Verificar la procedència i la confiabilitat del software: és important adquirir software de facturació de proveïdors fiables i prestigiosos, que comptin amb les llicències i certificacions corresponents. A més, és fonamental verificar la procedència del software i assegurar-se que no hagi estat alterat o modificat de manera il·legal.
  4. Comptar amb assessoria fiscal professional: això pot ser de gran ajuda per assegurar-se de complir amb les regulacions fiscals en relació amb la factura electrònica i el software de doble ús. Un assessor fiscal pot oferir orientació especialitzada, assessorament legal i mantenir actualitzada a l'empresa quant als canvis a la normativa fiscal.

 

Factura electrònica obligatòria a Espanya

Amb la Llei 18/2022 “Crea i creix” van arribar novetats al model de facturació i amb el nou reglament de facturació electrònica, a punt d'aprovar-se, aquesta serà obligatòria per a tots els empresaris.

Un cop s'aprovi el nou reglament de facturació electrònica, aquest s'implementarà en dues fases:

  •  Per a les empreses que facturin més de vuit milions d'euros anuals serà obligatori un any després de l'aprovació d'aquesta norma.
  •  Per a la resta d’empreses i autònoms, al cap de dos anys.

El més probable és que per a les noves factures electròniques es necessitin nous programes de facturació i, per tant, hagis d'invertir en nou software que haurà de complir amb la nova normativa. Aquests programes, per complir amb la normativa, hauran de portar un registre de tot el que es faci, aquest registre no es podrà esborrar i l’Agència Tributària podrà comprovar-ho sempre que vulgui.

Recorda que per invertir en la digitalització de la teva empresa pots sol·licitar la subvenció pública coneguda com a kit digital.

Si necessites més informació contacta amb nosaltres.