Ja és una realitat l'obligatorietat d'implementar un canal de denúncies a les empreses que tinguin més de 50 treballadors. Els països membres de la UE s'havien d'adaptar a la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d'octubre de 2019, en què s'instava a posar en marxa normatives als països que garantissin la prevenció de delictes interns a l'empresa i la protecció als denunciants. En el cas d’Espanya, la normativa d’aplicació serà la Llei 2/2023, de 20 de febrer.
La llei de protecció del denunciant va entrar en vigor el 13 de març de 2023, pel que és d’obligat compliment per part de les empreses de més de 50 treballadors. Aquesta norma estableix normes perquè les persones puguin denunciar pràctiques delictives de manera segura i garantint que se'n protegeix la identitat.
Què és el canal de denúncies obligatori?
El canal de denúncies obligatori és un mecanisme intern que les empreses han d'implementar perquè els empleats i tercers puguin denunciar possibles irregularitats, com ara assetjament, discriminació, corrupció, frau, entre d'altres, de manera confidencial i segura.
Aquest mecanisme pot ser una línia telefònica, una adreça de correu electrònic, un formulari en línia o qualsevol altra eina que permeti la presentació de denúncies de manera confidencial.
Per gestionar aquest canal de denúncies, l'empresa ha de designar una figura de Delegat de Protecció de Dades, que serà qui tracti la informació ja que és confidencial i la seva filtració pot posar en risc tant el denunciant com el denunciat.
Característiques que ha de tenir
Per establir un canal de denúncies efectiu, cal complir les condicions següents:
- Garantir la confidencialitat de la identitat del denunciant i les persones involucrades, assegurant que només els autoritzats tinguin accés a la informació.
- Permetre la transmissió fàcil i ràpida d’informació sobre les infraccions comeses, tant per escrit com verbalment.
- Assignar un gestor de denúncies responsable del seguiment i establir un procediment per gestionar la informació rebuda.
- Emmagatzemar les denúncies per un temps determinat, protegint l'informant durant almenys dos anys segons la llei.
- Proporcionar un comprovant al denunciant i garantir-ne la protecció dins l'empresa.
- Integrar els diferents canals d'informació a l'entitat i establir una política de defensa de l'informador en línia amb els principis del sistema intern d'informació
- Mantenir el sistema d’informació independent i diferenciat d’altres sistemes interns.
Per què serveix el canal de denúncies
- Fomenta la transparència i l'ètica en el funcionament de l'empresa.
- Permet la detecció primerenca de possibles irregularitats, cosa que pot evitar problemes més grans en el futur.
- Promou una cultura de prevenció i de respecte pels drets humans i laborals.
- Enforteix la confiança dels empleats i tercers a l'empresa, en demostrar que es prenen de debò les possibles irregularitats.
Com implementar un canal de denúncies obligatori a l'empresa?
Per implementar un canal de denúncies obligatori a l'empresa, es poden seguir els passos següents:
- Identificar les possibles irregularitats que es poden denunciar a través del canal.
- Definir l'eina o les eines que s'utilitzaran per rebre les denúncies.
- Establir els protocols clars per al maneig de les denúncies rebudes.
- Preparar als empleats sobre la importància del canal de denúncies obligatori i sobre com utilitzar-lo correctament.
- Promocionar el canal de denúncies obligatori entre els empleats i tercers.
Terminis per posar en marxa el canal de denúncies
Les empreses tenen els següents terminis per implementar el canal de denúncies obligatori:
- Fins al 13 de juny de 2023. Empreses amb 250 o més treballadors, tindran 3 mesos per fer-ho des del moment en què la llei de protecció del denunciant entri en vigor.
- Fins a l'1 de desembre del 2023. De 50 a 249 treballadors. També municipis amb menys de 10.000 habitants.
Les sancions oscil-len entre els 1.001 i els 300.000 euros en el cas de les persones físiques, si la infracció va de lleu a molt greu i entre 100.000 i el milió d'euros si les que cometen una infracció són persones jurídiques.